Como se hace una conferencia

Lista de control para la planificación de una conferencia

Reuniones de todo tipo, desde conferencias hasta reuniones mundiales, han sido canceladas a causa de la pandemia. Pero aunque estemos entrando en una recesión de reuniones en el mundo real, tenemos el poder de evitar el consiguiente auge de la soledad.

Soy facilitadora, asesora estratégica y autora de The Art of Gathering: Cómo nos reunimos y por qué es importante, y presentadora del podcast Together Apart. Durante los últimos 15 años, he ayudado a la gente a crear un significado colectivo en la vida moderna, una reunión a la vez. Soy licenciada en política pública, diseño organizativo y teoría política. Pero también me han marcado profundamente la danza, el teatro comunitario, la improvisación y los campos del diálogo y la deliberación.

Me he dado cuenta de que, cuando nos reunimos, a menudo pasamos más tiempo planificando la logística que pensando en los elementos que hacen que una reunión tenga sentido: los humanos. Así que, además de mi propio trabajo de facilitación de grupos, me propuse averiguar cómo la gente de todo el mundo, desde los rabinos hasta los directores de coros o los entrenadores de hockey, crean experiencias transformadoras para sus comunidades.

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El número de reuniones se ha duplicado en los últimos 50 años, ya que las estructuras organizativas se han vuelto más planas y menos jerárquicas. Los trabajadores de Estados Unidos asisten a unos 11 millones de reuniones cada día, con un coste estimado de 37.000 millones de dólares anuales.

Los altos cargos asisten a casi 23 horas de reuniones a la semana, y las personas que trabajan en grandes organizaciones suelen tener más reuniones que las de las pequeñas.  – Dr. Steven G. Rogelberg, La ciencia y la ficción de las reuniones

Dado que el cerebro tarda casi 25 minutos en volver a concentrarse en una tarea después de una interrupción, las reuniones pueden ser un inhibidor para completar el trabajo profundo, una frase utilizada por el Dr. Cal Newport que significa ser capaz de concentrarse en una tarea difícil sin interrupciones.

Según «The Science and Fiction of Meetings», una recopilación de investigaciones sobre la ciencia de las reuniones publicada en MIT Sloan Management Review, las reuniones ineficaces tienen un impacto negativo en la satisfacción laboral y la moral de los empleados. Los empleados que asisten a reuniones mal gestionadas están estresados, insatisfechos y tienen más probabilidades de dejar su trabajo.

Cómo organizar una conferencia

Hemos preparado esta guía de alto nivel sobre cómo organizar una conferencia. Le guiará a través de los principales pasos que hay que dar y le remitirá a valiosas herramientas y artículos que le facilitarán el trabajo. Los pasos no son estrictamente cronológicos -puede que empieces a contactar con posibles ponentes antes de haber conseguido un lugar de celebración-, pero te dan una idea aproximada de en qué debes centrarte primero.

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El tema es algo más que un grito de guerra para todos los participantes; también servirá de guía para la marca y la promoción, desde el diseño de un logotipo hasta la creación de hashtags en las redes sociales y la impresión de carteles, folletos y otros materiales.

Si no es así, tendrás que salir a buscar patrocinadores u organizar actividades de recaudación de fondos. Lo más importante es tener en cuenta que los patrocinadores y sus valores deben estar en consonancia con el tema de tu conferencia. (¿Querrías que McDonald’s patrocinara tu conferencia «Pongámonos en forma»?).

También hay que averiguar la duración de la conferencia. El consenso del sector sugiere que una conferencia con unos 300 participantes requiere dos días completos. Las conferencias de mayor envergadura y profundidad pueden durar aún más.

Sala de conferencias

Cuando el archivo de grabación está listo, se guarda en la carpeta de grabaciones de reuniones de Mi Unidad del organizador de la reunión. También se envía un correo electrónico con el enlace de la grabación al organizador de la reunión y a la persona que inició la grabación.

->  Para que sirve la red

Si un administrador lo permite, cualquier participante de la misma organización que el organizador de la reunión puede iniciar o detener la transmisión en directo.  Las transmisiones en directo se detienen automáticamente después de 8 horas, ya que las transmisiones en directo tienen un límite de tiempo de 8 horas.

Todos los participantes de la misma organización que el organizador de la reunión pueden grabar la transmisión en directo para que la gente pueda ver el evento después de que termine la reunión. Las transmisiones en directo no se graban automáticamente, por lo que es necesario iniciar y detener la grabación manualmente.

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